Laptop, Monitor, Schreibtisch: Arbeitsmittel absetzen

Ein Notebook für 1.399 Euro, ein zweiter Monitor, ein höhenverstellbarer Schreibtisch: Wer zu Hause arbeitet, kauft schnell Dinge, die das Finanzamt als Arbeitsmittel anerkennt. Rechtsgrundlage ist § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 6 EStG. Wie schnell sich der Kaufpreis auswirkt, hängt von zwei Fragen ab: Kostet der Gegenstand mehr als 800 Euro ohne Umsatzsteuer, und gehört er zur Computerhardware?

Bis zu welchem Betrag kann ich Arbeitsmittel sofort absetzen?

Bis 800 Euro ohne Umsatzsteuer setzen Sie den vollen Kaufpreis im Jahr der Anschaffung ab. Das ergibt sich aus § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 7 EStG, der auf die Grenze für geringwertige Wirtschaftsgüter in § 6 Abs. 2 EStG verweist. Bei 19 Prozent Umsatzsteuer liegt die Schwelle damit bei 952 Euro brutto.

Als Werbungskosten zählt anschließend der Bruttobetrag. Die Richtlinie R 9.12 LStR formuliert es so: Die Kosten einschließlich Umsatzsteuer sind sofort abziehbar, wenn sie ohne Umsatzsteuer die Grenze nicht übersteigen. Ein Bürostuhl für 499 Euro oder ein Monitor für 349 Euro wirkt sich also vollständig in der Steuererklärung des Kaufjahres aus.

Was darüber liegt, verteilen Sie auf die voraussichtliche Nutzungsdauer. Im ersten Jahr zählt nur der Anteil ab dem Kaufmonat (§ 7 Abs. 1 Satz 4 EStG). Für Büromöbel nennt die amtliche AfA-Tabelle des Bundesfinanzministeriums 13 Jahre.

Warum Computer trotzdem im Kaufjahr voll zählen

Für Computerhardware und Software darf seit dem Veranlagungszeitraum 2021 eine Nutzungsdauer von einem Jahr angesetzt werden. Das aktuelle BMF-Schreiben dazu stammt vom 22. Februar 2022 und gilt ausdrücklich auch für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer. Die Finanzverwaltung beanstandet nicht, wenn der volle Betrag schon im Anschaffungsjahr abgezogen wird, auch bei einem Kauf im Dezember.

Erfasst sind Notebooks und Desktop-Rechner, außerdem Workstations und Dockingstations. Hinzu kommt die Peripherie: Monitor und Drucker etwa, Tastatur, Maus oder Headset, auch eine externe Festplatte. Software zur Dateneingabe und Verarbeitung gehört ebenfalls dazu. Die Liste der Gerätearten ist abschließend, bei der Peripherie nennt das Schreiben nur Beispiele. Möbel und Lampen folgen den allgemeinen Regeln.

So ergeben sich für typische Anschaffungen im Homeoffice diese Abzüge, wenn alles im Oktober 2025 gekauft und ausschließlich beruflich genutzt wird:

Gegenstand	Preis brutto	Regel	Abzug 2025
Notebook	1.399 Euro	Computerhardware, ein Jahr	1.399 Euro
Monitor	349 Euro	Peripherie, ein Jahr	349 Euro
Bürostuhl	499 Euro	unter 952 Euro brutto, sofort	499 Euro
Höhenverstellbarer Schreibtisch	1.190 Euro	Büromöbel, 13 Jahre, ab Oktober	22,88 Euro

Der Schreibtisch kostet ohne Umsatzsteuer 1.000 Euro und liegt damit über der Grenze. Die jährliche Abschreibung beträgt 1.190 Euro geteilt durch 13, also 91,54 Euro. Für Oktober bis Dezember 2025 bleiben drei Zwölftel davon, in den Folgejahren je 91,54 Euro. Ein Modell für 949 Euro wäre im Kaufjahr voll abziehbar gewesen.

Was gilt, wenn ich den Laptop auch privat nutze?

Bei geringer privater Nutzung ändert sich nichts. Die amtlichen Lohnsteuer-Hinweise H 9.12 halten fest, dass ein privat angeschaffter PC in der Wohnung ein Arbeitsmittel sein kann und eine private Mitbenutzung von etwa 10 Prozent unschädlich ist. Dann zählt der volle Betrag.

Nutzen Sie das Gerät in größerem Umfang privat, wird aufgeteilt. Absetzbar ist nur der berufliche Anteil, und Sie müssen ihn nachvollziehbar schätzen können. Eine Aufteilung setzt nach den Hinweisen voraus, dass objektive Merkmale eine leicht nachprüfbare Trennung ermöglichen und der berufliche Anteil nicht untergeordnet ist. Ein Familienrechner, an dem vor allem die Kinder Hausaufgaben machen, scheitert daran.

Für Möbel gilt derselbe Maßstab. Ein Schreibtisch, der ganz überwiegend der Arbeit dient, ist voll abziehbar, auch wenn er im Wohnzimmer steht. Das Arbeitsmittel braucht kein eigenes Zimmer. Für Gegenstände, die man typischerweise privat kauft, stellt die Finanzverwaltung aber höhere Anforderungen an den Nachweis der beruflichen Nutzung.

Ein privat gekauftes Möbelstück wird zum Arbeitsmittel

Auch ältere Gegenstände lassen sich absetzen, wenn Sie sie ab einem bestimmten Zeitpunkt beruflich verwenden. Die Lohnsteuer-Hinweise beschreiben dafür eine feste Rechnung in drei Schritten:

1. Ausgangspunkt ist der ursprüngliche Kaufpreis einschließlich Umsatzsteuer, verteilt auf die gesamte Nutzungsdauer.
2. Für die Jahre der privaten Nutzung wird eine fiktive Abschreibung abgezogen. Dieser Teil gilt als verbraucht und ist nicht absetzbar.
3. Der Restwert wird ab der beruflichen Nutzung abgeschrieben. Liegt er bei höchstens 800 Euro, dürfen Sie ihn im Jahr der ersten beruflichen Verwendung vollständig abziehen.

Ein Beispiel: Ein Schreibtisch wurde im Januar 2020 für 1.300 Euro privat gekauft und steht seit Januar 2026 im Homeoffice. Bei 13 Jahren Nutzungsdauer entfallen auf jedes Jahr 100 Euro. Für 2020 bis 2025 gelten 600 Euro als verbraucht, es bleiben 700 Euro. Weil das unter 800 Euro liegt, setzen Sie den Restwert in der Steuererklärung 2026 auf einen Schlag ab. Die Regel gilt nach den Hinweisen auch für geschenkte Gegenstände.

Wie wirken sich Geräte und Zuschüsse des Arbeitgebers aus?

Stellt der Arbeitgeber Ihnen einen Dienstlaptop oder ein Diensthandy, haben Sie keine eigenen Kosten und nichts abzusetzen. Nutzen Sie solche Geräte privat, ist das nach § 3 Nr. 45 EStG steuerfrei. Das gilt auch für Zubehör und für Programme, die der Arbeitgeber selbst im Betrieb einsetzt.

Übereignet der Arbeitgeber Ihnen ein Gerät zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Lohn, kann er die Lohnsteuer pauschal mit 25 Prozent erheben (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 5 EStG). Erfasst sind Computer mit Zubehör und der Internetzugang, ebenso Zuschüsse zu den Internetkosten. Ersetzt er Ihnen Auslagen, die Sie für ihn getätigt haben, ist das nach § 3 Nr. 50 EStG steuerfrei.

Doppelt absetzen lässt sich nichts. Steuerfreie Bezüge schließen entsprechende Werbungskosten aus (R 9.1 Abs. 4 LStR). Haben Sie für einen Gegenstand eine steuerfreie Leistung des Arbeitgebers erhalten, tragen Sie nur den Teil ein, den Sie selbst bezahlt haben. Welche Ausstattung Arbeitgeber üblicherweise regeln, beschreibt der Beitrag Homeoffice-Regeln für Arbeitgeber.

Arbeitsmittel neben Homeoffice-Pauschale und Arbeitszimmer

Arbeitsmittel kommen zu beiden Pauschalen hinzu. Nach dem BMF-Schreiben vom 15. August 2023 sind sie weder mit der Tagespauschale von 6 Euro noch mit der Jahrespauschale für ein Arbeitszimmer abgegolten. Sie tragen sie in der Anlage N gesondert ein. Die Pauschalen selbst erklären die Beiträge Homeoffice-Pauschale und Arbeitszimmer absetzen.

Spürbar wird der Abzug erst oberhalb des Arbeitnehmer-Pauschbetrags von 1.230 Euro, der 2025 und 2026 ohnehin berücksichtigt wird. Im Beispiel oben bringen Notebook und Monitor zusammen mit dem Stuhl schon 2.247 Euro. Mit 150 Homeoffice-Tagen kommen weitere 900 Euro hinzu. Wie Sie Stuhl und Tisch richtig einstellen, beschreibt der Ratgeber Rückenschmerzen im Homeoffice. Stellen mit Homeoffice-Anteil finden Sie unter Hybrid-Jobs.