Workation: Was rechtlich gilt und wie Sie sie planen

Zwei Wochen Urlaub in Portugal, danach eine Woche Arbeit vom Laptop aus derselben Wohnung: So sieht eine typische Workation aus. Rechtlich ist das kein Urlaub, sondern Arbeitszeit an einem anderen Ort. Sie brauchen dafür die Zustimmung Ihres Arbeitgebers, und innerhalb der EU sollte eine A1-Bescheinigung vorliegen, die belegt, dass Sie in Deutschland sozialversichert bleiben.

Was unterscheidet eine Workation vom Urlaub?

Im Urlaub sind Sie von der Arbeit freigestellt und bekommen trotzdem Ihr Gehalt; jeder Arbeitnehmer hat darauf in jedem Kalenderjahr Anspruch (§ 1 BUrlG), gesetzlich mindestens 24 Werktage (§ 3 Abs. 1 BUrlG). Auf einer Workation arbeiten Sie dagegen ganz normal, nur an einem anderen Ort. Arbeitszeit und Weisungen gelten wie im Homeoffice.

Die Unterscheidung hat Folgen. E-Mails im Urlaub sind Arbeit, keine Erholung. Und halbtags erreichbar zu sein, erfüllt auf einer Workation den Vertrag nicht, wenn Vollzeit vereinbart ist. Mischformen sind möglich, solange jeder Tag eindeutig als Urlaubs- oder Arbeitstag gilt.

Braucht eine Workation die Zustimmung des Arbeitgebers?

Ja. Der Arbeitgeber bestimmt Ort und Zeit der Arbeit nach billigem Ermessen, soweit nichts anderes vereinbart ist (§ 106 GewO). Eine Homeoffice-Erlaubnis gilt in aller Regel nur für eine Wohnung in Deutschland. Ein gesetzliches Recht auf Workation gibt es nicht, ebenso wenig wie ein allgemeines Recht auf Homeoffice.

Die Zustimmung ist auch sozialversicherungsrechtlich wichtig. Die Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung Ausland (DVKA) wertet eine Workation als Entsendung, wenn der Arbeitgeber der Auslandstätigkeit zustimmt, die Arbeit annimmt und das Gehalt weiterzahlt. Dass der Wunsch von Ihnen ausging, schadet nicht. Die DVKA empfiehlt eine schriftliche Vereinbarung, die den Aufenthalt befristet. Dauert er länger als vier aufeinanderfolgende Wochen, muss der Arbeitgeber Ihnen vor der Abreise unter anderem Zielland und Dauer schriftlich mitteilen, außerdem die Währung, in der er zahlt (§ 2 Abs. 2 NachwG).

Welche Sozialversicherung gilt auf einer Workation in der EU?

Die deutsche, wenn die Voraussetzungen der Entsendung nach Art. 12 der Verordnung (EG) Nr. 883/2004 vorliegen. Nach der DVKA heißt das: Sie arbeiten im anderen Staat für Ihren Arbeitgeber in Deutschland, die Dauer ist auf höchstens 24 Monate angelegt, Sie lösen keine andere entsandte Person ab, unmittelbar vorher galt mindestens einen Monat deutsches Recht, und der Arbeitgeber ist gewöhnlich in Deutschland tätig.

Den Nachweis liefert die A1-Bescheinigung. Laut Deutscher Rentenversicherung brauchen sie alle, die nur vorübergehend in der EU, im EWR, in der Schweiz oder im Vereinigten Königreich arbeiten. Seit dem 1. Januar 2025 ist der Antrag nur noch elektronisch möglich, über die Entgeltabrechnungssoftware des Arbeitgebers oder das SV-Meldeportal. Zuständig ist bei gesetzlich Krankenversicherten die Krankenkasse, bei privat Versicherten ohne berufsständische Versorgung der Rentenversicherungsträger. Für Dienstreisen bis zu sieben Tagen lässt die Rentenversicherung einen nachträglichen Antrag zu, rät aber bei Staaten mit verstärkten Kontrollen zum Antrag vorab, etwa bei Frankreich.

Das Verfahren wird sich ändern. Die EU hat 2026 ihre Koordinierungsverordnungen überarbeitet (Verordnung (EU) 2026/2359). Nach dem beschlossenen Text entfällt die Vorabmeldung künftig für Geschäftsreisen und für Tätigkeiten von höchstens drei aufeinanderfolgenden Arbeitstagen innerhalb von 30 Tagen. Diese Regeln gelten aber erst 24 Monate nach Inkrafttreten der Änderung. Bis dahin bleibt es beim bisherigen Verfahren.

Krankenversichert sind Sie mit der Europäischen Krankenversicherungskarte, allerdings nur für Leistungen, die mit Blick auf die Aufenthaltsdauer medizinisch notwendig sind. Ein Rücktransport nach Deutschland ist nicht abgedeckt, die DVKA rät deshalb zu einer privaten Zusatzversicherung. Außerhalb der EU kommt es darauf an, ob mit dem Staat ein Sozialversicherungsabkommen besteht; ohne Abkommen gilt § 4 SGB IV, der eine im Voraus zeitlich begrenzte Entsendung verlangt.

Wo zahle ich während der Workation Steuern?

Bei einer Workation von einigen Wochen in der Regel weiter in Deutschland. Nach den Doppelbesteuerungsabkommen darf zwar grundsätzlich der Staat besteuern, in dem Sie körperlich arbeiten. Die 183-Tage-Regel lässt das Besteuerungsrecht aber in Deutschland, wenn Sie nicht länger als 183 Tage im Bezugszeitraum dort sind, der Arbeitgeber dort nicht ansässig ist und keine Betriebsstätte im Gastland Ihr Gehalt trägt (BMF-Schreiben vom 12.12.2023, Randnummer 101). Je nach Abkommen zählt jeder Tag mit auch nur kurzer Anwesenheit als voller Tag, einschließlich Urlaubstagen vor Ort.

Für den Arbeitgeber ist die Betriebsstätte der heikle Punkt: Betriebsstätte ist nach § 12 AO jede feste Geschäftseinrichtung, die der Tätigkeit eines Unternehmens dient. Ob eine Ferienwohnung diese Schwelle erreicht, beurteilt der andere Staat nach dem Abkommen und seinem Recht. Je länger und regelmäßiger Sie vom selben Ort arbeiten, desto eher stellt sich diese Frage. Ausführlich behandelt das der Ratgeber Remote arbeiten aus dem Ausland.

Was gilt für Datenschutz und IT-Sicherheit?

Dieselben Pflichten wie im Büro, nur mit mehr Gelegenheiten für Fehler. Öffentliche Netze im Café oder in der Ferienanlage sind für Firmendaten ungeeignet. Ein Bildschirm am Pool lässt sich vom Nachbarliegestuhl mitlesen, ein Telefonat auf der Terrasse mithören. Üblich sind deshalb Vorgaben wie VPN-Pflicht, verschlüsselte Geräte und Sichtschutzfilter; manche Systeme sperrt der Arbeitgeber für Zugriffe aus dem Ausland ganz. Welche Regeln bei Ihnen gelten, steht in der IT-Richtlinie.

Klären Sie vor der Abreise mit der IT, ob Ihr Zugang aus dem Zielland funktioniert und ob Logins aus dem Ausland als Angriff gewertet und gesperrt werden. Außerhalb der EU kann der Datenschutz zusätzliche Fragen aufwerfen, weil personenbezogene Daten dann in einem Drittstaat verarbeitet werden. Wie weit Arbeitgeber die Arbeit von unterwegs kontrollieren dürfen, steht im Artikel Überwachung im Homeoffice.

Wie bereite ich eine Workation vor?

Planen Sie einige Wochen Vorlauf ein, allein die Abstimmung mit Personalabteilung und IT braucht Zeit. Diese Reihenfolge hat sich bewährt:

1. Im Arbeitsvertrag und in Betriebsvereinbarungen nach Regeln zur Workation suchen, etwa zu erlaubten Ländern und Höchstdauer.
2. Zielland, Zeitraum, Arbeitszeiten und Erreichbarkeit mit dem Arbeitgeber schriftlich vereinbaren, Urlaubstage getrennt beantragen.
3. Den Arbeitgeber bitten, die A1-Bescheinigung elektronisch zu beantragen, bei Ländern außerhalb der EU die passende Bescheinigung nach Sozialversicherungsabkommen klären.
4. Die 183-Tage-Grenze im Blick behalten und alle Tage im Gastland mitzählen, auch frühere Aufenthalte im selben Bezugszeitraum.
5. Mit der IT Zugang, VPN und Geräte testen, bevor Sie abreisen.
6. Europäische Krankenversicherungskarte prüfen und eine private Auslandskrankenversicherung mit Rücktransport abschließen.
7. Außerhalb der EU bei der Botschaft des Ziellands klären, ob die Einreise als Tourist Arbeit am Laptop erlaubt.
8. Feiertage am Arbeitsort und in Deutschland vergleichen und in der Vereinbarung festhalten, wann Sie arbeiten.

Zum letzten Punkt gibt der Artikel Feiertage im Homeoffice Hinweise. Für längere Zeiträume ohne festen Wohnsitz ist der Ratgeber Digitale Nomaden der richtige Einstieg, Stellen mit freier Ortswahl sammelt die Liste Remote-Jobs.